§1 Mötet öppnades 2010-03-24

• Plats Övergången 8
• Närvarande: Sandra Harwich, Björn Jälén, Johan Kåredal och Patrik Önnheim

§2 Besiktningsprotokoll

Ordförande har mottagit besiktningsprotokoll från Åkermans Ingenjörsbyrå. Dessa innehöll skrivfel, bl.a. nämndes en annan fastighet i protokollen som styrelsen ej känner till. Patrik har varit i kontakt med Åkermans utan att komma vidare, han provar på nytt.

§3 Ordinarie stämma

Ordinarie stämma skall hållas under maj månad enligt stadgarna. Förslag på lämplig lokal är församlingshemmet alternativt Torna Hallen i Stångby, Björn undersöker lämpliga datum och bokar det han finner lämpligt.

Sandra skriver en förvaltningsberättelse, kallelse och dagordning inför stämman. Björn undersöker den ekonomiska biten och kontaktar revisorn.

§4 Skattedeklaration

Föreningen har mottagit en deklaration från Skatteverket. Björn undersöker detaljerna kring och fyller i denna.

§5 Dokumenthantering

Det har blivit en del papper tillhörande förningen som måste hållas i ordning. Johan köper in en pärm med register.

§6 Avgiften för kvartal 2

Avgiften för kvartal ändras ej. Avgiften på 917,00 kr skall betalas senast den 30/4-2010, detta meddelas i nästa medlemsbrev.

§7 Fel som uppstått efter besiktning

En del problem har uppstått undervintern som ej uppmärksammades under slutbesiktningen. Bl.a. har dörrarna på soprum 1 och 2 varit mycket kärva under vintern. Även en batteriholk i ett av soprummen är ej uppsatt. Patrik kontaktar JM.

§8 Skador efter plogning

Ett stuprör på Övergången 5 är tilltryckt, troligtvis av en snöröjningsmaskin. Patrik kontaktar Stångby Maskinstation.

§9 Övrigt

Det har rapporterats en del problem med hundavföring på gångar mellan husen. Patrik undersöker möjligheten att sätta upp en hundlatrin.

Hastigheten på gatorna i området är begränsad till 30 km/h och de flesta respekterar detta. Tyvärr upplevs denna hastighet som väldigt hög på de smala gatorna i kvarteret. Björn kolla upp möjligheterna att sätta upp ev. farthinder, chikaner etc.

§10 Mötet avslutat

§1 Mötet öppnades 2009-12-06 kl 13:00

• Plats: Övergången 8
• Närvarande: Sandra Harwich, Björn Jälén, Johan Kåredal och Patrik Önnheim.

§2 Besiktning av fastigheten 30/11

Under besiktningen deltog Johan Kåredal (mark), Nils Kullberg (el) och Patrik Önnheim (bygg). Inga besiktningsprotokoll har inkommit till styrelsen ännu. Sammanställning på vad som framkommit bifogas detta protokoll.

§3 Snöröjning samt halkbekämpning

Stångby Maskinstation har inspekterat fastigheten men ej återkommit med prisuppgift. Ca pris ligger kring 800 kr för saltning exkl salt samt 800-1000 kr/h för plogning. Kostnaden för snöröjning och halkbekämpning tros bli högre än styrelsens grova uppskattning på föregående möte.

Patrik hör efter med Stångby Maskinstation hur deras försäkringar ser ut vid ev skada i samband med plogning el saltning.

Även viktigt att meddela de boende om att inte parkera på gatan i annat fall än av- och påstigning/lastning annars kommer gatan ej att snöröjas eller saltas.

Diskussion fördes även hur ofta eller när det skall saltas.

Beslut

Beslutat att ändra till: 10 000:- för saltning respektive 5000:- för plogning.

§4 Årsavgiften

Utgifter	Pris (kr/år)
Sophämtning	45 000
El, belysning	10 000
Försäkring	2 500
Snöröjning	5 000
Halkbekämpning	10 000
Löpande underhåll	6 000
Bankkostnader	1 500
Summa	80 000
Underhålls- och förnyelsefond	30 000
Summa	110 000

Avgiften 2010 per fastighet och år fastställs till 3 667,00 SEK. Avgiften kommer att debiteras kvartalsvis, dvs 917 SEK/kvartal. Första inbetalningen på 1222 SEK förfaller 2010-01-31 och innefattar december 2009 samt första kvartalet 2010. OCR på inbetalningskort, ej möjligt. Björn ordnar blanka bankgiroavier. Patrik undersöker möjligheten att använda ett datorprogram för att skriva ut bankgiroavierna för att minska administrationstiden.

§5 Medlemsbrev

Nils kontaktas angående detta då han vid senaste mötet åtagit sig detta. I detta förslås en punkt vara att styrelsen är tillgänglig för medlemmarna på under någon kväll för drop-in frågor och dialog med styrelsen. Där bör även information angående avgiften finnas liksom även rekommendationer för parkering på gator pga snöröjning och halkbekämpning.

§6 Övriga frågor

I budgeten byter Övrigt namn till Löpande underhåll. Försäkring hos Länsförsäkringar är tecknad fr.o.m. 2009-12-01. Gatorna, dvs ev asfaltsskador är ej försäkrade i vårt avtal med Länsförsäkringar, dock är brunnarna försäkrade då de ingår i ledningssystemet.

§7 Nästa möte

Datum för nästa möte avvaktas. Ordförande kallar när denne finner lämpligt.

§8 Mötet avslutas 14.45

§1 Mötet öppnades 2009-11-28 kl 10:00

• Plats: Stambanegränden 8
• Närvarande: Sandra Harwich, Björn Jälén, Johan Kåredal, Patrik Önnheim, Nils Kullberg

§2 Ansvaret för området

Konstaterades att ansvaret för samfälligheten går över till föreningen från den 1.12. Sandra och Björn hade diskuterat detta med Lau Borsch.

§3 Föreningens bankkonto

Sandra och Björn hade öppnat konto för föreningen hos SEB den 27.11. Sandra och Björn har rätt att kvittera transaktioner från kontot, så att den andra motkvitterar. Bankkontot kommer att börja kosta ca 1500 kr /år, dock inte för det första året.

Belsut

Den sparade bankkostnaden för år 2010 läggs till kassan för oförutsedda utgifter.

§4 Sophämtningen

Patrik och Björn hade kontrollerat tidigare fakturor. Löpande utgift: ca 45000 kr / år

§5 Elektricitet

Patrik hade kontrollerat tidigare kontrakt. Löpande utgift: ca 9000 kr / år, och Patrik föreslog att föreningen byter kontrakttyp till rörligt pris. Idag finns kontraktet “grönt tillsvidarepris” vilket generellt alltid ligger högre än rörligt pris.

Beslut

Patrik ringer Lunds Energi 30.11 och ändrar till rörligt pris med bytesrätt.

§6 Försäkring

Björn hade jämfört tre olika försäkringsbolag, och föreslog Länsförsäkringar, som skulle kosta ca 2335 kr / år.

Beslut

Mötet godkände att föreningen väljer Länsförsäkringar i enlighet med Björns undersökning.

§7 Snöplogning

Patrik berättade att firma Markentreprenad som sköter snöplogning för kommunen inte hade varit intresserade av oss som kunder. Däremot hade firma Stångby Maskinstation lovat komma med en offert till den 29.11.

§8 Medlemsavgiften

Föreningens fasta kostnader

Kostnad	Pris (kr/år)	Kommentar
Sophämtning	~45000
Elektricitet	~9000
Försäkring	~2500
Bankkostnader	~1500
Snöplogning	~5000	OBS! grov uppskatting
Övrigt	~6000	inkl. “oförutsedda utgifter”
Underhållsfonden	30000	1000 kr/år/bst
Summa	99000

Det här innebär 3300 kr/år/bostad, dvs. 825 kr/kvartal/bostad.

Beslut

Den första medlemsavgiften för alla medlemmar faller till betalning den 31.1.2010 och är 1100 kr, som också innefattar avgiften för december 2009. Björn kollar upp möjligheterna att få inbetalningskort med OCR via banken.

§9 Soprummen

Fortfarande har föreningen problem med att det dyker upp föremål som inte är hushållsavfall i soprummen.

Beslut

Ärendet tas upp i följande medlemsbrev.

§10 Brev till medlemmarna

Beslut

Sekreteraren gör ett utkast till medlemsbrev före nästa möte. Styrelsen justerar brevet under nästa möte, och brevet skickas ut den 6.12.

§11 Nästa möte

Nästa möte håller styrelsen lördagen den 5.12 kl 10:00 för att gå igenom resultaten av besiktningen.

§12 Mötet avslutades kl 11:45

§1 Mötet öppnades den 2009-10-26 kl 20:00

• Plats: Övergången 8
• Närvarande: Sandra Harwich, Björn Jälén, Johan Kåredal, Patrik Önnheim, Nils Kullberg

§2 Styrelsens organisation

• Sandra Harwich, ordförande
• Björn Jälén, kassör
• Johan Kåredal
• Patrik Önnheim
• Nils Kullberg, sekreterare

§3 Brev från Lantmäterimyndigheten

Två brev från Lantmäterimyndigheten innehållande:

1. Samfällighetens godkända stadgar
2. Expeditionsnota
3. Registerutdrag
4. Ändringsanmälan
5. Information – Ajourhållning av samfällighetsföreningsregistret

Beslut

Sekreteraren scannar in materialet och sätter det på Sliperns webbsidor.

§4 Information från styrelsen till medlemmarna

Diskussion om olika möjligheter att distribuera information till medlemmarna.

Beslut

Medlemsbreven sätts på webbsidorna och distribueras i medlemmarnas postlådor. Webbsidorna ska även innehålla styrelsens kontaktinformation.

§5 Överlämningen

Ordförande informerade om att inga ritningar ännu kommit fastän de lovats “i god tid” till överlämningen.

Beslut

Ordförande kollar upp tidsplan för besiktningen och läget med ritningarna.

§6 Önskemålslapp till alla medlemmar

Beslut

Styrelsen innefattar en “önskemålsdel” i det första medlemsbrevet. Önskemålsdelen innehåller åtminstone:

• Ett fritextfält där medlemmarna kan rikta önskemål till styrelsen
• Kryssruta för huruvida man vill ha medlemsbrevet i elektronisk form i framtiden

Sekreteraren gör ett utkast till första medlemsbrev. Styrelsen får det till påseende senast den 1.11. och justerar det. Därefter sätter sekreteraren det upp på webben och distribuerar i postlådorna.

§7 Försäkringar

Diskussion om försäkringsalternativ. Ingen i styrelsen är sakkännare.

Beslut

Kassören tar reda på alternativ och priser.

§8 Bankkonto

Beslut

Kassören öppnar bankkonto för Slipern.

§9 Snöjobb och sophämtning

Styrelsen har inte fått den utlovade informationen från JM gällande snöjobb och sophämtning. Vägspecifikation saknas vilket oroar med tanke på tung trafik. Upphöjningarna i vägarna oroar med tanke på snöjobb.

Beslut

Ärendet ajournerades till nästa möte. Se även §10.

§10 “Ärvda” avtal (avtal från tidigare)

Styrelsen saknar information gällande:

• El och belysning
• Sopor
• Snöjobb
  • Sanda eller salta ?
  • Typ av kontrakt ?

Belsut

Johan Kåredal kollar upp alla gamla “ärvda” avtal.

§11 Övriga ärenden

Kassören berättade att det finns åtminstone två hyggliga böcker som behandlar upprätthållandet av samfällighetsföreningar.

Beslut

Kassören köper in de två böckerna, “Samfälligheter för Dummies”

§12 Mötet avslutades kl 21:40